Reuniões remotas: como gerir as interações em videoconferências e aulas ao vivo para que elas sejam eficientes

A necessidade de distanciamento social trouxe consigo uma nova realidade laboral para muitos trabalhadores. Aqueles que puderam ficar em casa experimentaram uma nova rotina que somente alguns profissionais já haviam vivenciado: o home office. O mesmo se deu com aqueles estudantes da modalidade presencial de todas as idades com o ensino remoto emergencial. 

É bem verdade que, atualmente, temos a nosso dispor muitas ferramentas tecnológicas que mediam a comunicação digital. No entanto, nos dois lados das telas, somos seres humanos com anseios, perspectivas e angústias. Gerenciar as interações por meio digital se tornou um desafio para líderes e professores. Além disso, muitos daqueles conflitos que já se davam presencialmente entre as pessoas acabam sendo levados para aqueles momentos de reuniões remotas entre as equipes. 

Tenho recebido constantes relatos de situações desafiantes de gestores e docentes que estão precisando lidar com a realidade de videoconferências e aulas online ao vivo envolvendo muitas e diferentes pessoas. Eu mesma presenciei, em uma turma de especialização na qual leciono, uma discussão se instaurar entre alunos cujo cerne advinha de conflitos iniciados anteriormente na sala de aula presencial e sobre o qual eu não tinha conhecimento. Meu posicionamento precisou ser rápido em retomar a atenção dos alunos para o que mais importava para todos: o conteúdo da aula. 

Diante de tudo isso, como gerir, então, tais interações, quando é preciso focar nos assuntos e demandas tratados nas reuniões e aulas remotas? Como tornar tais encontros de fato eficientes e focados em seus objetivos? Como lidar com os conflitos de forma preventiva? Listei algumas ações simples e práticas que podem auxiliar neste processo. 

1. Em primeiro lugar, lembre-se que a comunicação clara é um dos elementos cruciais em qualquer estilo de equipe – presencial ou virtual. Nas interações remotas, ela se faz ainda mais necessária. Por isso, antes de iniciar qualquer videoconferência ou aula online ao vivo, estabeleça a pauta a ser tratada e os critérios de interação entre as pessoas. Sempre que a reunião remota iniciar, nos primeiros momentos quando todos já estiverem presentes, retome essas regras com os participantes.

2. Para reuniões remotas, assegure-se que estejam presentes apenas aqueles profissionais que realmente precisam compartilhar o assunto a ser tratado, não envolvendo aqueles cuja participação não seja necessária.

3. Peça que todos os participantes sejam pontuais, cordiais e que mantenham o foco nos objetivos do encontro, definindo, ainda, que demandas individuais sejam tratadas posteriormente e de maneira individualizada. Ou seja, nada de comentários pessoais, que não estejam ligados ao assunto do encontro, em chats ou quando o participante receber a palavra.

4. Peça que, durante a explanação de um assunto, os participantes não interrompam quem está falando. Em aulas online ao vivo, isto é mais difícil para as pessoas, que desejam sanar dúvidas imediatamente, muitas vezes, antes do professor terminar uma linha de raciocínio. Mas, você pode criar combinados com sua turma ou grupo de trabalho e explicar que esta mecânica de funcionamento no ambiente virtual pode facilitar o processo de aprendizado ou de compreensão de um assunto. Explique que os participantes podem anotar suas suas dúvidas ou comentários para falar no momento para tal.

5. Divida o assunto em blocos e faça pequenas pausas para a fala. Assim, principalmente no caso de aulas online ao vivo, os alunos não terão a sensação de que estão perdendo o momento para sanar uma dúvida ou compartilhar uma experiência, que também são importantes para o aprendizado.

6. Adote uma postura de mediador quando a interação for aberta aos participantes. Solicite que todos mantenham seus microfones desligados e que peçam a palavra utilizando regras – definidas anteriormente ao início da reunião. Por exemplo, você pode estipular palavras como “falar”, “responder” e “comentar” e, quando o participante desejar interagir, ele deve escrever uma dessas palavras no chat e você o colocará em fila. Defina, ainda, um tempo máximo para a colocação de cada um e garanta que este tempo seja respeitado, informando ao participante quanto tempo ele ainda tem para falar.

7. Para casos mais drásticos, ações mais drásticas. Portanto, se uma discussão improdutiva se iniciar durante a reunião ou aula ao vivo, peça que os participantes encerrem o assunto e tratem do mesmo posteriormente, fora daquela reunião. Caso a discussão ainda permaneça, corte o microfone de tais pessoas e, em último caso, peça que se retirem da sala virtual. 

Uma boa organização prévia, a definição de regras claras e a mediação das interações vai trazer eficiência, eficácia e tranquilidade para suas videoconferências, sejam elas com objetivo corporativo ou educacional. 

Artigo publicado no site do OBSERVATÓRIO DA COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL.

Imagem: Foto de Anna Shvets no Pexels