O impacto do planejamento e da comunicação interna para o trabalho remoto permanente

Que o trabalho remoto é uma tendência para os próximos anos, já não temos mais dúvidas. Muitas empresas já eram adeptas deste modelo e, frente ao cenário atual de isolamento social, outras tantas estão adotando o mesmo. Já é uma realidade, inclusive, a redução de espaços corporativos e mais colaboradores trabalhando de casa (ou de onde desejarem).

Dessa maneira percebe-se um movimento de algumas empresas em entregar suas grandes estruturas físicas e enxugar seus custos ao perceberem que o trabalho remoto funciona – se bem gerenciado -, o que se configura em um novo tipo de desafio para elas. Para uma grande parte dos colaboradores, o trabalho remoto significa redução dos longos períodos de deslocamento até o local de trabalho, principalmente nos grandes centros, a proximidade com o ambiente familiar, a flexibilidade de horários e, com isso, a maior qualidade de vida percebida.

Para que esta modalidade de trabalho seja eficiente, é preciso, então, que as organizações se atentem a alguns pontos: atuação alinhada entre gestores de pessoas e lideranças, um planejamento de implementação eficiente, a definição de regras e normas claras, equidade de acesso às tecnologias de informação e comunicação para todos os colaboradores, além do desenho de uma estratégia segura e eficaz de comunicação interna. Vamos entender melhor estes pontos?

É importante que o planejamento para a implementação de home office seja desenvolvido levando em conta as necessidades de cada colaborador. A empresa deve orientar o trabalhador sobre as condições ergonômicas de sua mesa de trabalho, evitando danos à saúde do mesmo, considerando, inclusive, enviar cadeiras da empresa para suas casas. O mesmo se dá em relação ao fornecimento de acesso à internet de qualidade e equipamentos compatíveis com sua atividade, munidos de software apropriado e outras aplicações necessárias.

Um fator relevante é a definição da jornada de trabalho e como ela será monitorada pela gestão. Algumas organizações estão deixando de focar no controle do horário de trabalho do colaborador e enfatizando nas entregas. Isso demanda uma atuação dos gestores mais próxima dos subordinados desenhando as atividades a serem cumpridas por cada um, suas metas diárias, semanais e mensais. Reuniões de feedback precisam ser constantes, considerando a aplicação do feedback 360º – de foco na melhoria contínua do desempenho e na adequação de competências e de percursos em períodos de tempo mais reduzidos.

Outra ação é a adoção de agendas e quadros de gerenciamento de projetos compartilhados para que todos possam acessar o acompanhamento do trabalho, promovendo, assim, uma mais efetiva autogestão em coletivo.

Em algumas corporações a governança está sendo ajustada e a estrutura hierárquica simplificada para que este mecanismo possa acontecer, tornando as relações entre gestores, subordinados e pares ainda mais próximas.

E por falar em repensar a governança corporativa, os manuais de normas e condutas também precisam ser adaptados ou redesenhados para esta nova realidade. Valores e princípios éticos são inerentes à cultura organizacional e vão pautar também as ações, posturas, relações internas e externas.

Por fim, a comunicação interna possui, mais do que nunca, um papel de disseminar – de maneira clara e objetiva -, todas estas mudanças organizacionais, promovendo as orientações necessárias a todos os colaboradores de maneira eficiente e eficaz, fazendo a utilização dos meios digitais disponíveis para isso. Seu papel é de costurar todos os aspectos listados e conduzir o diálogo interno da melhor maneira possível. É transmitir a todos os indivíduos uma visão holística e que permita uma compreensão, por parte de todos estes atores, do impacto de suas atividades na organização como um todo.

A comunicação interna deve estar estruturada de forma que não aconteçam gaps, centralizando nos líderes a estratégia de operação remota, orientando a definição dos canais que serão utilizados para esta comunicação além do tipo de mensagem a ser transmitida. As lideranças precisam, mais do que nunca, de serem treinadas para desenvolver uma escuta ativa e uma comunicação não violenta e eficiente tanto oralmente quanto na escrita, evitando, assim, problemas de relacionamento interno.

Manter uma ouvidoria ativa no setor de comunicação organizacional é também imprescindível, bem como a manutenção da comunicação diária e transparente com os colaboradores.

Somada à comunicação interna a organização pode adotar ações de endomarketing que promovam o relacionamento interpessoal, como cafés online e pontos de contato entre colaboradores, além de atividades que auxiliem em uma melhor gestão do tempo por parte de cada funcionário para evitar sobrecarga de trabalho e entregas ineficientes.

O trabalho remoto permanente é possível em todos os tamanhos de corporações, bastando se tomar os passos necessários para que o processo aconteça da melhor maneira possível.

Artigo publicado no site do OBSERVATÓRIO DA COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL.